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El blog de asesoresruiz-cabello

En nuestro trataremos aquellos temas de actualidad que mas puedan interesar a las empresas

DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES. NOVEDADES DEL AÑO 2018

DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES. NOVEDADES DEL AÑO 2018

En este post abordamos una cuestión bien conocida pero que ha sufrido algunos cambios en este ejercicio 2018. Se trata de depósitto de los libros contables en el Registro Mercantil, cuestión modificada por la Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, por la que se los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

 

Como ya sabemos esta obligación comprende tenato la legalización de los libros contables como el depósito de los mismos. En lo que respecta a la legalización, debe efectuarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, debiendo legalizarse los siguientes libros:

  1. Libro de inventario y cuentas anuales.

  2. Libro diario.

  3. Libro de actas de las Juntas Generales y demas órganos colegiados de la sociedad.

  4. Libro registro de acciones nominativas o de socios según se trate de sociedades anónimas o limitadas.

  5. Libro registo de contratos en las sociedades unopersonales.

 

La obligación de legalizar los libros se extiende a sociedades y demás entidades inscritas en el Registro Mercantil y empresarios individuales inscritos en el Registro Mercantil. Los libros se legalizan vía telemática debiendo tener para ello los libros en soporte electróncio utilizando los propios programas del Registro Mercantil o bien otras solucines contables.

 

En lo referente al depósito es necesario la previa aprobación de las cuentas anuales, que debe tener lugar en el plzao de 6 meses desde el cierre del ejercicio anterior, debiendo depositarse los libros contables en el plazo de 1 mes a contar desde la fecha de celebración de las junta de accionistas o socios en la cual se aprobaron las cuentas (en la práctica supone que lo mas usual es que el plazo para el depósito de las cuentas anuales el 30 de julio de cada año. La citada Orden JUS/319/2018 regula por un lado los distintos modelos normalizados según se trate de modelos normales, abreviados o para PYMES, según los siguientes criterios:

 

  • Modelo PYMES para microempresas y resto de PYMES del balance, cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria si durante dos ejercicios económicos a la fecha de cierre cumple al menos dos de las siguientes carácteriscticas: un total activo inferior a 1.000.000 €, importe neto de la cifra de negocios inferior a 2.000.000 € y el número medio de trabajadores es inferior a 10 para microempresas; para el resto de PYMES tales cifras son inferior a 4.000.000 €, 8.000.000 € y 50 trabajadores.

  • Modelo abreviado de balance, memoria y pérdidas y ganancias: En el caso del balance y memoria cuando el total activo se inferior a 4.000.000 €, el importe neto de la cifra de negocios inferior a 8.000.000 € y el número medio de trabajadores inferior a 50; En el caso de la cuenta de pérdidas y ganancias estas cifras son inferior a 11.400.000 €, 22.800.000 € y 250 trabajadores.

  • Modelo normal de balance, estado de cambios del patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, memoria y cuenta de pérdidas y ganancias para los demas casos.

 

El caso del modelo abreviado la propia Orden ques si la empresa forma parte de un grupo de empresas en los términos de la norma 11 de la parte tercera del PGC de PYMES, la cuantificación del importe de las cifras de activo total, importe neto de la cifra de negocios y número medio de trabajadores se realiza sumando el importe correspondiente a todas las empresas del grupo sin que sea aplicación esta regla cuando la información financiera se integre en las cuentas anuales de la sociedad dominante.

 

La norma 11 citada anteriorente indica textualmente: “ A efectos de la presentación de las cuentas anuales de una empresa o sociedad se entenderá que otra empresa forma parte del grupo cuando ambas estén vinculadas por una relación de control, directa o indirecta, análoga a la prevista en el artículo 42 del Código de Comercio para los grupos de sociedades o cuando las empresas estén controladas por cualquier medio por una o varias personas físicas o jurídicas, que actúen conjuntamente o se hallen bajo dirección única por acuerdos o cláusulas estatutarias.

Se entenderá que una empresa es asociada cuando, sin que se trate de una empresa del grupo, en el sentido señalado anteriormente, la empresa o alguna o algunas de las empresas del grupo en caso de existir éste, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, ejerzan sobre tal empresa una influencia significativa por tener una participación en ella que, creando con ésta una vinculación duradera, esté destinada a contribuir a su actividad.

En este sentido, se entiende que existe influencia significativa en la gestión de otra empresa, cuando se cumplan los dos requisitos siguientes:

a) La empresa o una o varias empresas del grupo, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, participan en la empresa, y

b) Se tenga el poder de intervenir en las decisiones de política financiera y de explotación de la participada, sin llegar a tener el control.

Asimismo, la existencia de influencia significativa se podrá evidenciar a través de cualquiera de las siguientes vías:

1. Representación en el consejo de administración u órgano equivalente de dirección de la empresa participada;

2. Participación en los procesos de fijación de políticas;

3. Transacciones de importancia relativa con la participada;

4. Intercambio de personal directivo; o

5. Suministro de información técnica esencial.

Se presumirá, salvo prueba en contrario, que existe influencia significativa cuando la empresa o una o varias empresas del grupo, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, posean, al menos, el 20 por 100 de los derechos de voto de otra sociedad.

Se entenderá por empresa multigrupo aquella que esté gestionada conjuntamente por la empresa o alguna o algunas de las empresas del grupo en caso de existir éste, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, y uno o varios terceros ajenos al grupo de empresas.”


 

Los libros y documentos que deben ser objeto de depósito son los siguientes:

  1. Instancia de presentación de cuentas.

  2. Hoja de datos generales de identificación.

  3. Declaración medioambiental.

  4. Modelo de autocartera.

  5. Declaración de identificación del titular real.

  6. Las cuentas anuales.

  7. Certificación de aprobación de las cuentas anuales.

  8. Cuando se presenten los modelos normales informe de gestión.

  9. Cuando corresponda informe de auditoria y certificación que acredite que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

Destacamos el punto 5. pues es la gran modificación que la Orden de 2018 establece respecto a las anteriores como consecuncia de la Directiva (UE) 2015/849, del Parlamento Europeo y el Consejo, de 20 de mayo de 2015. Este nuevo documento es exigible en el depósito de las cuentas individuales. En el caso de las cuentas consolidadas, deberá formular el modelo junto con los demás documentos que conforman o acompañan las cuentas individuales.

El documento de declaración de identificación de titularidad real debe cumplimentarse tanto en el caso de que se formulen y depositen cuentas con arreglo al “modelo normal”, como al “modelo abreviado” o al “modelo PYME”, tanto se depositen en soporte papel como en soporte electrónico. Los nuevos modelos son aplicables a la presentación de cuentas individuales de ejercicios cerrados con posterioridad al 1 de enero de 2017. No será necesario cumplimentar el modelo en relación con las cuentas individuales de ejercicios cerrados con anterioridad al 1 de enero de 2017

Tendrán la consideración de titulares reales:

a) La persona o personas físicas que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que a través de acuerdos o disposiciones estatutarias o por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión de una persona jurídica. A esta se refiere el epígrafe I del modelo bajo la rúbrica de “Titular real persona física con porcentaje superior al 25%”.

b) Cuando no exista una persona física que posea o controle, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, o que por otros medios ejerza el control, directo o indirecto, de la persona jurídica, se considerará que ejerce dicho control el administrador o administradores. Cuando el administrador designado fuera una persona jurídica, se entenderá que el control es ejercido por la persona física nombrada por el administrador persona jurídica. Es lo que en el epígrafe II del modelo se identifica como “titular real persona física asimilada”


 

c) La persona o personas físicas que sean titulares o ejerzan el control del 25 por ciento o más de los bienes de un instrumento o persona jurídicos que administre o distribuya fondos, o, cuando los beneficiarios estén aún por designar, la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa principalmente la persona o instrumento jurídicos. Cuando no exista una persona física que posea o controle directa o indirectamente el 25 por ciento o más de los bienes mencionados en el apartado anterior, tendrán consideración de titular real la persona o personas físicas en última instancia responsables de la dirección y gestión del instrumento o persona jurídicos, incluso a través de una cadena de control o propiedad.

Tendrán la consideración de titulares reales las personas naturales que posean o controlen un 25 por ciento o más de los derechos de voto del Patronato, en el caso de una fundación, o del órgano de representación, en el de una asociación, teniendo en cuenta los acuerdos o previsiones estatutarias que puedan afectar a la determinación de la titularidad real.

Cuando no exista una persona o personas físicas que cumplan los criterios establecidos en el párrafo anterior, tendrán la consideración de titulares reales los miembros del Patronato y, en el caso de asociaciones, los miembros del órgano de representación o Junta Directiva. 

Los titulares reales son siempre persona físicas, en ningún caso juridicas. Muy importante conocer el concepto de control del voto. Para ello veamos el siguiente ejemplo: Una Sociedad Anónima BB cuyo capital esta en manos de tres socios. Una Persona física que posee el 25%, y dos sociedades anónimas CC y DD que poseen un 25% y un 50% respectivamente. La sociedad anónima DD esta en manos de dos personas físicas PF1 y PF2 que poseen el 30% y el 70% del capital respectivamente.

La solución al ejemplo mientras las PF1 controla directamente el 25% de los derechos de voto de la sociedad anónima BB, la PF2 controla indirectamente el 50% de tales de derechos de voto en la S.A BB mediante la S.A DD.

 

 


     

     

     

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